Entender do negócio e das operações práticas contribui para o sucesso da companhia. Porém, ficar mais atento à gestão financeira pode fazer a diferença na lucratividade do varejo. E isso principalmente quando se fala em supermercados, onde o fluxo financeiro é grande, mas os valores negociados no dia a dia não são necessariamente altos.

Basicamente, a administração financeira trata dos fluxos monetários derivados das atividades operacionais. Com esses fluxos definidos e claros, é possível planejar cada passo do negócio definir o que terá foco, corte ou investimento. “Conhecida a estrutura de prazo de pagamento dos fornecedores, por exemplo, é possível ter um alongamento de dívida, um desconto ou pelo menos uma ferramenta para definir qual o melhor fornecedor. Mas, para isso, é preciso que as definições desse pagamento estejam claras e monitoradas”, diz Maurício Soares, consultor responsável pela unidade da Moore Stephens em Campinas (SP).

Segundo ele, a primeira coisa a fazer para ter uma gestão financeira eficiente é destacar uma pessoa fora das operações diárias do supermercado ou contratar algum gestor/consultor para esmiuçar detalhadamente todas as entradas e saídas financeiras. Esse é um trabalho inicial pesado e necessita de ferramentas específicas e conhecimento em contabilidade. “A partir dessa primeira etapa, é importante ter alguém dedicado à gestão financeira, que também tenha como meta mostrar aos sócios o que pode ser economizado e onde há potencial de maior lucratividade”. Obviamente, diz ele, dependendo do tamanho do varejo será preciso uma ou mais pessoas ou até departamentos inteiros em caso de grandes redes.

“Nas companhias maiores ou em redes com muitas filiais, é importante ter um centro de custo, um centro de resultados e um de investimento. Cada um deles vai avaliar as oportunidades a partir de seus pontos de vista. Isso dará ao administrador uma visão mais ampla do negócio”, afirma Márcia Martins Mendes, professora da FEA/USP (Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo). “Diante de alternativas de redução de custo ou de novo investimento, uma ação futura será tomada com base em um cenário esperado”, acrescenta. Em momentos de crise econômica, como agora, essas ferramentas de gestão financeira são ainda mais importantes para garantir que não há perdas em processos.

A mais básica das ferramentas de gestão financeira é o fluxo de caixa das empresas, tradicionalmente demonstrado com colunas verticais referentes ao tempo (dias, meses e anos) e contas colocadas na horizontal, representando diferentes entradas e saídas de dinheiro . “É importante que esse fluxo de caixa tenha o saldo inicial (representando o saldo remanescente do período imediatamente anterior (dia, mês ou ano); o disponível (resultante do saldo inicial e o total de entradas. Este valor é igual ao que a empresa dispõe no momento para fazer face às saídas de caixa necessárias) e, por fim, o saldo final, isto é, resultado da subtração do saldo disponível menos o total de saídas. “Obrigatoriamente, os três saldos devem ser positivos para a empresa ter bom fluxo financeiro”, diz a professora Márcia.

“Toda e qualquer decisão que afete o fluxo de caixa deve ser levado em conta. Exemplificando, podemos dizer que, se a área de compras conseguir um prazo maior ou um desconto estará afetando o fluxo de caixa. Se a área de vendas conseguir diminuir o prazo dado aos clientes estará influenciando positivamente o caixa. Se a área de produção diminuir o uso de insumos, também estará proporcionando maiores resultados”, afirma ela.

A desatenção ou erro mais comum no varejo, alerta Soares, da Moore Stephens, é misturar os recursos da pessoa jurídica com os da pessoa física. Segundo ele, isso ainda é mais comum em redes menores, nas quais o proprietário ainda não tomou conhecimento de uma gestão profissional. “Mas esse problema vem diminuindo com o tempo”, afirma. Outro ponto que passa despercebido nos supermercados é a utilização de créditos tributários, como o ICMS. “Alguns administradores nem sabem que têm esses recursos de crédito para usar”. Especificamente no varejo alimentar também há muitas perdas com logística inadequada, que aumenta custos e pode ser facilmente identificada no controle financeiro.

Para o empresário que quiser contratar uma consultoria de gestão financeira, porém, é bom saber que o custo inicial não é baixo e depende do tamanho do negócio, número de filiais, faturamento, volume de dinheiro transacionado diariamente, entre outras especificações. “Mas pode-se imaginar um gasto entre 1% e 3% do faturamento mensal da empresa”, diz Soares. Também pode-ser avaliar se não é mais vantajoso contratar pessoas especificas para esse trabalho.

Dicas para começar a gestão financeira:

Educação financeira:  mantenha suas próprias contas em dia para não se deixar seduzir pelos recursos do caixa da empresa

Pró-labore:  determine o  valor de sua remuneração mensal e não faça retiradas do caixa do supermercado

Demonstrativo de resultados: tenha bem-estruturado o demonstrativo de resultados para poder planejar o futuro sem comprometer as despesas do dia a dia

Conceitos e termos técnicos: estude os conceitos de faturamento, lucro, despesas, investimento, assim como capital de giro, ponto de equilíbrio, etc.

Riscos: entenda que, às vezes, é preciso assumir riscos para aumentar a lucratividade

Dívida: entenda a estrutura das dívidas da empresa e veja se existem alternativas melhores disponíveis no mercado

Compras : assim como os gastos,  é importante planejar todas as aquisições da empresa

Custos: é preciso conhecê-los a fundo para definir onde e como adequá-los a cada momento financeiro.